NMX-EC-17020-IMNC-2014 Sistema Gestión de Calidad 

La evaluación de la conformidad en México es un terreno desconocido por muchas personas. Sin embargo, está presente en nuestro día a día, ya que la mayoría de los productos o servicios que adquirimos deben pasar por un proceso de evaluación. En el cual, buscan determinar su conformidad con base a ciertos requisitos establecidos en las Normas Oficiales Mexicanas u otras especificaciones.

Si hablamos de la evaluación de la conformidad, debemos tener presente que la Ley de Infraestructura de la Calidad indica en su artículo 91 que “La Evaluación de la Conformidad será realizada por los Organismos de Evaluación de la Conformidad acreditados y solo en excepción por las Autoridades Normalizadoras de acuerdo con lo previsto en el artículo 66’’. Para que una organización pueda obtener la aprobación como Unidad de Inspección Acreditada (UI), deberá demostrar previamente que cuenta con:

• Personal con competencia técnica
• Instalaciones y equipos adecuados
• Un sistema de gestión de calidad que satisfaga los requisitos establecidos en la NMX-EC-17020-IMNC-2014

En este artículo detallamos las etapas de gestión de calidad establecidos en la NMX-EC-17020-IMNC-2014

Etapas para implementar un Sistema de Gestión de Calidad 

1. Análisis del entorno

• Definir la posición de la Unidad de Inspección dentro de la estructura como organización.
• Identificar otras actividades (además de la inspección) que realice todo el personal, para determinar el tipo de UI que es en función de su grado de independencia (Tipo A, B o C).
• Identificar los puntos siguientes: requisitos de competencia del personal, instalaciones, equipos, personal administrativo, normas con fines de inspección, convocatorias emitidas por la autoridad, criterios aplicables de esquemas de inspección sobre el cual se desea participar.

2. Capacitación

Proporcionar al personal involucrado en las actividades de inspección las herramientas necesarias para desarrollar sus funciones con competencia técnica y apego a los requerimientos normativos.

Reforzar habilidades y conocimiento técnico del personal sobre los requisitos descritos en las normas objeto de las inspecciones.  Proporcionar los fundamentos legales y normativos implicados en la formación como Unidad de Inspección. Así mismo, el personal debe ser consciente de la importancia de contar con un sistema de gestión de calidad como una herramienta para mejorar las actividades de la organización.

3. Desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

• Pese a que la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 no indica como un requisito el contar con un manual de calidad, es sugerible documentar uno. El manual de calidad nos ayuda a exponer la estructura del sistema de gestión de calidad y es un documento guía en el que la organización establece el cómo se da cumplimiento a los requisitos que marca la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014.
• El formato del manual de calidad es decisión de la organización y dependerá de su tamaño, estructura y alcances.
• Los procedimientos indican la forma específica en la que se debe llevar a cabo una actividad o un proceso y quienes son responsables de su ejecución.
• No todos los procesos necesitan tener un procedimiento, de acuerdo con la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014.

Procesos que requieren de un procedimiento de calidad

sólo se requieren procedimientos documentados para los siguientes procesos:

• • Selección, formación, autorización y seguimiento del personal.
  • Uso, mantenimiento, calibración y tratamiento de equipos (cuando estos sean relevantes para determinar los resultados de la inspección).
  • Selección de proveedores, inspección de bienes y servicios recibidos (cuando estos sean relevantes para los resultados de inspección).
  • Procedimiento de inspección (y en su caso de muestreo) y del tratamiento y cuidado de los ítems de inspección.
  • Procedimiento para el control de documentos, control de registros, revisión por la dirección, auditorías internas, identificación de comentarios, observaciones, hallazgos, no conformidades y no conformidades potenciales.

Sin embargo, pese a lo anterior; la organización podrá documentar todos los procedimientos que considere necesarios para el correcto desempeño de las funciones. Por ejemplo, un procedimiento para la identificación y análisis de riesgos a la imparcialidad, aunque la norma no lo señale como un requisito.

Los formatos

Finalmente, los formatos, son los documentos a través de los cuales se registran datos o información de manera estructurada como evidencia de la realización de las actividades descritas en los procedimientos. Si bien, la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, tampoco señala como un requisito contar con algún formato en particular, estos son un buen apoyo dentro de un sistema de gestión para poder demostrar el cumplimiento de los requisitos.

4. Implementación del Sistema de Gestión de Calidad 

Una vez desarrollado y estructurado el sistema de gestión de calidad NMX-EC-17020-IMNC-2014, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación.  En esta parte se pone en marcha el sistema de gestión de calidad y el personal comienza con el uso de esta herramienta.

Para el caso de las UI que pretendan llevar a cabo actividades de inspección de normas oficiales mexicanas, la implementación del sistema de gestión de calidad es parcial. Esto, ya que forman parte de un esquema en el que las inspecciones no pueden ser llevadas a cabo hasta no contar con la acreditación y aprobación correspondientes. No obstante, la UI podría realizar ejercicios de inspección simulados para poner en práctica los procesos operativos y detectar fallas o mejoras en estos.

Durante esta etapa el personal de la organización deberá realizar una revisión periódica del desempeño de sus procesos para actuar y corregir cualquier desviación a las instrucciones documentadas. Este periodo, servirá también para que el personal comience a familiarizarse con las nuevas actividades y domine el contenido de los procedimientos documentados.

5. Auditoría Interna

Las auditorías al sistema de gestión de calidad de acuerdo a la NMX-EC-17020-IMNC-2014, ayudan a observar la manera en cómo está operando. También ayuda a detectar las fallas para corregirlas, registrar oportunidades de mejora y asegurar que se cumplen los requisitos normativos y legales. Para este proceso, al ser la primera vez que se lleva a cabo, se sugiere buscar el auxilio de personal externo a la organización. Además de contar con el punto de vista de alguien con más experiencia en el área, esto nos ayudará a evitar la ceguera de taller e identificar con otros ojos cualquier desviación o incumplimiento a los requisitos.

También puede considerarse la realización de la auditoría interna con personal propio de la organización. En este caso, es importante asegurar que el personal no auditen su propio trabajo. A menos que, cuente con el conocimiento suficiente de los requisitos y de los procesos auditados.

Cabe hacer mención que la etapa de auditoría interna, al igual que la etapa de implementación, se podrá llevar a cabo de manera parcial. Es probable que muchos procesos aún no estén operando, sin embargo, nos proporciona un filtro y un buen ensayo para enfrentar el proceso de acreditación de la mejor manera.

Una vez identificadas las no conformidades, observaciones, fortalezas y oportunidades de mejora de nuestro sistema de gestión de calidad, debemos generar las acciones correctivas y preventivas de las desviaciones encontradas para evitar su recurrencia.

6. Revisión por la dirección

Considerando los resultados de la auditoría interna y las acciones resultantes de la misma, la alta dirección podrá realizar un análisis y decidir si la UI está lista para iniciar su proceso de acreditación. Opcionalmente, podrá requerir una segunda auditoría interna dependiendo de los resultados obtenidos en la primera.

Las actividades mencionadas en este blog no pretenden señalar acciones concretas que deban realizarse antes de iniciar un proceso de acreditación, son solo una recomendación para enfrentar la evaluación de mejor manera. Proporcionan un filtro para encontrar oportunidades de mejora además de una buena práctica para que el personal se familiarice con su sistema de gestión de calidad y los requisitos aplicables.

Una de las principales ventajas que tiene el auditado en su proceso de acreditación es el dominio y conocimiento que este tiene de su organización y de los procesos de su sistema de gestión de calidad. Lo anterior, aunado a una capacitación efectiva de su personal sobre los requisitos técnicos, legales y normativos, aseguran que se logre el objetivo planeado.

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Para más Información de esta Norma y ese sistema de Gestión, el Diario Oficial de la Federación publicó un artículo con esta temática el 6 de junio de 2014. Artículo que puedes consultar en el siguiente enlace.