Como Unidad de Inspección Acreditada (UVNOM123) y expertos en cumplimiento normativo y regulaciones comerciales en México, entendemos la importancia de estar preparado para las inspecciones de información comercial.
Los inspectores de Unidades de Inspección pueden realizar inspecciones en visitas de Información Comercial presenciales a tus almacenes en varios casos, especialmente cuando se trata de asegurarse de que tus productos cumplan con las regulaciones y normativas aplicables y proteja tanto a los consumidores como a tu reputación en el mercado. A continuación, desglosamos algunos consejos esenciales que te ayudarán a prepararte de manera efectiva para las inspecciones presenciales de información comercial:
1. Conoce las Normativas Específicas:
Determinar las normativas mexicanas que aplican a tu producto de importación es crucial para asegurarte de que estás cumpliendo con los requisitos legales y regulaciones antes de ingresar tus productos al país. Investiga las leyes que afectan tu información comercial, como la Ley Federal de Protección al Consumidor. Mantén actualizada una lista de enlaces a regulaciones relevantes para tu industria, como las publicadas por la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO).
2. ¿Cómo determinar cuáles son las Normativas Mexicanas que aplican a mi producto?
Para aumentar tu certeza en relacion a estas normativas te recomendamos tomar en cuenta los siguientes puntos a considerar:
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Clasificación Arancelaria de tu producto:
Sea o no tu producto de Importación, puedes comenzar por identificar su clasificación arancelaria y su descripción exacta por este medio. Cada producto tiene una clave específica en el Sistema Armonizado de Designación y Codificación de Mercancías (SA) que determina su categoría y características. Esta clave arancelaria te ayudará a buscar las regulaciones adecuadas, que tu producto deberá cumplir para su inspección de información comercial.
Ten en cuenta que cada clasificación requerirá del cumplimiento de normas, regulaciones e incluso de aranceles distintos. Puede que te encuentres con la situación en la que tu producto entre en 2 o más descripciones por parte de la autoridad.
En estos casos, nosotros como expertos consultores apoyamos a nuestros clientes en elegir la clasificación que mejor se ajuste a las necesidades de negocio del cliente. Obtener ayuda de expertos en clasificación arancelaria o utilizar herramientas en línea proporcionadas por las autoridades aduaneras será necesario para elegir la Clasificación arancelaria que mejor represente a tu producto.
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Identificación de Regulaciones:
Una vez que tengas la clasificación arancelaria, puedes identificar las regulaciones y Normas Oficiales Mexicanas (NOM) que se aplican a tu producto.
- Si tu producto es de importación, la Secretaría de Economía de México proporciona la «Ventanilla Única de Comercio Exterior» (VUCEM), una herramienta en línea que te permite verificar las regulaciones y requisitos específicos para tu producto. También puedes consultar el «Anexo 10 de las Reglas Generales de Comercio Exterior«, que enumera las regulaciones no arancelarias aplicables a cada clave arancelaria.
- Si tu producto es Fabricado dentro de México, puedes utilizar la página web oficial de la Secretaría de Economía de México, la Comisión Federal de Competencia Económica (COFECE), y la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) para obtener información sobre las regulaciones y normativas que aplican a tu producto.
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Contacta a las Autoridades Competentes:
Identifica los organismos reguladores pertinentes para tu industria. Por ejemplo, si estás importando productos alimenticios, consulta con la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS), así como la Secretaría de Economía (SE).
Si tienes dudas o necesitas orientación específica, no dudes en contactarnos. NOMVERIFY MÉXICO SC es una autoridad reguladoras que puede proporcionar información actualizada y específica sobre las normativas aplicables a tu producto.
3. Audita Tu Información Comercial:
Se refiere a la inspección exhaustiva de los detalles del etiquetado de tu producto. La Normas Oficiales de Información comercial establecen detalles como: tamaños de letra, leyendas, advertencias, información obligatoria y prohibiciones que debes considerar para evitar multas o sanciones por parte de las autoridades.
Auditar la información comercial en tu etiquetado te permite asegurar que tus productos cumplan con las regulaciones y NOM´s vigentes. Aquí presentamos tres pasos clave para llevar a cabo una auditoría efectiva:
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Cumplimiento Normativo Específico:
Cada industria tiene regulaciones específicas que deben cumplirse. Investiga las normativas relevantes para tu sector, especialmente si tu producto tiene implicaciones en la salud, como en las industrias de alimentos, productos farmacéuticos o cosméticos.
Verifica que tus afirmaciones sobre los beneficios de tus productos estén respaldadas por pruebas sólidas, datos confiables y que no inciten al error o engaño a tus consumidores.
Consejo: Las páginas web oficiales de autoridades reguladoras como COFEPRIS, PROFECO o Unidades de Inspección Acreditadas ante las autoridades son fuentes valiosas para obtener información actualizada sobre regulaciones específicas de etiquetado y publicidad.
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Planificación y Revisión Consistentes:
Establecer un calendario anual de auditorías regulares es esencial. Al programar revisiones periódicas de tus materiales promocionales, etiquetas de productos y otros elementos de información comercial, te aseguras de abordar problemas potenciales de manera proactiva. Esta planificación constante también ayuda a mantener un control efectivo sobre la calidad y precisión de la información que presentas.
Si tus productos son de importación recuerda que la autoridad te permite sobreponer en el etiquetado de origen, una etiqueta con la información de tu producto en cumplimiento con las Normas Oficiales Mexicanas y demás regulaciones.
Consejo: Utiliza herramientas digitales como software de gestión de calidad para establecer recordatorios y llevar un seguimiento eficiente de tus auditorías programadas.
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Registro y Capacitación:
Llevar un registro documentado de tus auditorías y las acciones correctivas que realizas es esencial. Este registro no solo muestra tu compromiso con la conformidad normativa, sino que también te proporciona un historial útil en caso de futuras inspecciones. Además, capacita a tu equipo sobre la importancia de la información comercial precisa y el cumplimiento normativo. Cuanto más conscientes estén tus empleados, más probable es que mantengan un enfoque en la calidad de la información que presentan.
Consejo Valioso: Utiliza herramientas tecnológicas de apoyo, como sistemas de software para la gestión de la información comercial, para mantener la coherencia en todas tus plataformas y simplificar la administración de registros.
4. Mantenimiento de Documentación necesaria en las inspecciones de Información Comercial:
Organiza tus documentos de cumplimiento, como etiquetas, folletos y registros publicitarios, utilizando sistemas de gestión documental electrónica. Ten en cuenta que mantener registros adecuados no solo es una obligación legal, sino que también ayuda a agilizar las inspecciones. Aquí desglosamos la importancia de este aspecto y cómo llevarlo a cabo con éxito:
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La Importancia del Mantenimiento de Documentación.
El mantenimiento de registros precisos y actualizados es fundamental para enfrentar inspecciones de manera exitosa. Una documentación bien organizada no solo agiliza el proceso de inspección, sino que también muestra tu compromiso proactivo con el cumplimiento normativo y la calidad.
Tener registros completos y accesibles, Inclusive los necesarios para celebrar contrato con tu Unidad de Inspección así como en el momento de Solicitar tu Inspección.
- Acta constitutiva.
- Cédula RFC.
- Formato R1 o alta en Hacienda.
- Poder Notarial de representante legal.
- Identificación oficial del representante legal.
- Comprobante de domicilio fiscal.
- Layout
- Proforma
- Factura
- Solicitud de Inspección.
Esta previsión demuestra tu transparencia y capacidad para responder de manera rápida y precisa En cuanto a los documentos solicitados durante la inspección pueden ser:
- Facturas referentes a la Solicitud de Servicios.
- Pedimento Pagado.
- Firma de Carta Comisión.
- Firma de Acta de Inspección.
Consejo: Además de cumplir con requisitos legales, una documentación robusta puede aumentar la eficiencia operativa al facilitar la toma de decisiones basada en datos históricos y fiables.
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Estrategias para un Mantenimiento de Documentación Efectivo
- Digitalización y Almacenamiento Electrónico: Opta por la digitalización para minimizar riesgos de pérdida o daño físico. Esto no solo ahorra espacio físico, sino que también aumenta la seguridad y accesibilidad de la información.
- Categorización y Etiquetado: Clasifica tus documentos de manera lógica y consistente. Utiliza nombres de archivo descriptivos y establece carpetas ordenadas por categoría y fecha para facilitar la búsqueda y recuperación de datos.
- Actualización Rigurosa: Mantén tus documentos al día mediante revisiones regulares. Esto implica verificar y actualizar información como fechas de vencimiento, certificados y términos contractuales. La actualización constante asegura que tus registros reflejen información precisa y actualizada.
Consejo: La actualización oportuna puede prevenir problemas potenciales durante inspecciones y garantizar que tus registros sean una representación precisa de tus operaciones comerciales.
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Preparación y Beneficios Duraderos:
- Respaldo de Documentos: Realiza copias de seguridad regulares de tus documentos digitales. Almacena copias en ubicaciones seguras y considera usar servicios de almacenamiento en la nube para evitar la pérdida de datos.
- Colaboración y Comunicación: Fomenta la colaboración entre equipos relevantes. Asegúrate de que todos estén al tanto de la ubicación y el acceso a la información. Comunica cambios y actualizaciones documentales de manera transparente.
- Políticas Documentadas: Establece políticas y procedimientos claros para manejar, mantener y actualizar documentos. Esto proporciona guías consistentes para tu equipo y contribuye a la coherencia en la gestión documental
5. Capacitación del Personal antes de una de las inspecciones de Información Comercial:
Capacita a tus empleados de ventas, Atención al cliente e Incluso a tu equipo de Diseño de etiquetas para proporcionar información precisa y Diseñar tu etiquetado ya en cumpliemitno Normativo. Mantén a tu equipo actualizado sobre las regulaciones cambiantes y proporcionales recursos como documentos de referencia y capacitación periódica.
La autoridades Mexicanas suelen publicar actualizaciones oficiales en el Diario Oficial de la Federación, dando ciertos plazos y en ocasiones fases para la implementación de las actualizaciones. Estar atentos a estas noticias es un elemento crucial, así como capacitarse en los medios de evaluación y sanciones para los productores que no se actualizan a tiempo.
Preparar tu empresa para inspecciones de información comercial es un paso fundamental para operar de manera ética y legal en México. Siguiendo estos consejos y manteniéndote al tanto de las últimas regulaciones, estarás mejor equipado para cumplir con éxito con los procesos de inspección y mantener la confianza de tus consumidores.
Cualquier duda o comentario no dudes en escribirnos!!